文秘专业的基础知识总结

办公文秘3年前 (2021)发布 tang
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   文秘专业的基础知识总结

  一、办公室的基本知识

(一)办公室理论的规定性概述

1、名词概述。办公室是指一个单位具体设置的综合性的职能机构,是协助单位首脑办理专门事项、辅助和协调本单位整个日常工作事务的部门,是指挥、控制整个单位工作的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的枢纽和窗口。

2、职责概述。

①处理本单位内综合性的日常事务;

②制订单位内部的有关规章制度;

③对单位内部各部门之间的关系和工作进行协调、督办以及处理有关收、发业务;

④为首脑搞好各项服务。

3、范围概述。

①人员的配备与管理;

②行政执行中的检查、协调和监督;

③文书、档案保管;

④物资供应、后勤管理;

⑤对内外接待以及一些内务日常方面的具体的业务活动的组织、管理和执行。

4、条件概述。

①应具备的硬件条件:办公的专用空间;电话、电传、打字机、搅碎机、装订机、复印机、资料柜等办公用具。

②应具备的软件条件。文职服务包括的所有系统:办公自动化系统、文书档案管理系统、政务资料信息系统、工作协调督办及后勤管理系统及分类、收发、打印、经管、统计等具体操作管理的基本条件。

(二)办公室地位和职能的一般性概述

1、地位的概述:

一是处于中心地位:办公室是指挥、控制整个机关工作的中心部门,代表领导处理全局性的问题,又是一个单位的信息网络中心,是各种信息的交汇点和集散地,上下左右、四面八方的信息,都在办公室汇集和综合,并且发挥出信息中心的综合效应。

二是处于窗口地位:办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”,是信息网络中心,处于联络站的地位,主要负责接受处理上级和兄弟单位的来问来函,接待上级领导的视察,处理各类公务往来,接待人民群众来访等等。一般与外界的联系,都首先要经过办公室。

三是处于枢纽地位:办公室在一个机关中,是沟通上下、协调左右、联系各方,保证机关工作正常运转的枢纽。办公室虽然与其他职能部门同属一个序列,但是,它与其他职能部门的区别在于其他职能部门是管理层、执行层,办公室则是中阶层。办公室直接辅助领导工作。

2、职能的概述:

一是指导管理职能。

办公室的指导职能,主要指对下属机构工作的指导主要体现在:

①传达、制定有关方针、政策;

②制定具体的、个别的方针、政策;

③对上级有关部门的政策作出阐释;

④提出具体贯彻执行的意见和方案。

二是参考咨询职能。

①收集信息职能:开展实际调查——进行理论研究——组织信息加工。

②辅助决策职能:确定合理目标——制定实施方案——协调组织实施——进行情况反馈和总结经验。

③服务协调职能:

一是服务职能。首先是为领导服务。

做好参谋助手,协助领导处理日常事务,进行调查研究,收集整理信息为领导决策提供依据,以及完成领导交办任务等都属于服务的内容。其次是为本机关、本单位同级兄弟部门服务。办公室承担着文印、打字、文件管理、档案管理、印信管理等任务。有的综合性办公室还承担着机关事务管理等后勤工作任务。再次是为下级单位和人民群众服务。

二是协调职能:

①统一步调;

②化解矛盾;

③合理安排。

④监督职能:

a)办公室对有关部门或人员所分担的任务要心中有数,通过各种途径随时掌握他们完成任务的进度,并且检查其工作完成的质量。

b)如果发现执行部门在并无充分理由的情况下延宕工作,致使任务的完成产生困难,办公室就应当采取果断的处理办法,催促其及时完成任务。

(三)关于办公室基本任务的微观性概述

1、会议管理工作——组织对会议的审批、安排、调度、通知、记录、服务及善后工作的处理;

2、文书处理工作——组织对本单位公文的起草、制作、传递(送审)、印发;

3、调查研究工作——组织进行事关全局性的政策性、战略性调查研究工作,实施执行过程的调研工作及中心工作的专题调研工作;

4、文字综合工作——组织对各种信息、资料、情况进行收集、整理、加工、分析,综合为专题材料,组织各种专题交流会议、口报会议、研讨会议材料;

5、信息处理工作——组织对各种信息的收集、传递、处理、反馈,为领导决策作基础性服务;

6、协调调度工作——对全局性、综合性(指涉及几个部门或全机关)工作进行组织协调、指挥调度;

7、督察督办工作——组织对重点工作进行督查、督办,实施考核、通报,发挥监督、推动、控制、反馈作用;

8、档案管理工作——组织对原始性、有价值的文件、资料进行分类整理、立卷归档,并做好档案的管理和使用;

9、信访接待工作——组织搞好领导的和全局性的信访接待,倾听群众呼声,关心群众疾苦,保护群众利益,切实解决问题,妥善处理矛盾纠纷,做好安抚工作;

10、机要保密工作——严格按制度做好保密工作,收密多、知密早、晓密广、泄密易,被人关注,机要保密十分重要;

11、公务接待工作——按程序、按规范做好政务接待、行政接待、交流参观接待、外事接待、商务考察接待等;

12、信印管理工作——组织搞好文本管理、介绍信管理、联系函管理及印章管理;

13、值班值勤工作——领导值班安排、民主值班安排,重大庆典、参观活动值勤安排、节假日和群众聚众、上访、集会、闹事维稳值班值勤安排;

14、后勤服务工作——会议室管理、办公设备管理、安全保卫管理、公共服务管理、仓库管理;

15、物资和采购工作——重大物资采购申请事项、招标选点、组织采购,进库登记,报废处理,包干经费结算;

16、车队管理工作——车辆配备、购置和更新,司机管理,公务车调度,价格审查,修理维护和车辆报废处置;

17、物业管理工作——公共环境、卫生管理,绿化、安全、车辆停放管理,门卫保安管理,汽源、电源、油源管理,会议室管理和茶水服务及领导办公室环卫管理;

18、房产管理工作——所有公用房产管理,办公用房分配、维修、水电和供冷暖设备、电梯管理及维护维修等。

 二、办公室的规定事务

(一)日常事务。(主要有七大项)

1、日常管理:指办公室天天面对的规定性、大量的、具体的、琐碎的事务管理,具有“繁”、“杂”、“小”、“变”的特点,就像一个家,开门七件事:柴、米、油、盐、酱、醋、茶一样,每天如此。

2、印信管理:指对印章(机关、单位的印章是机关、单位权力的象征和职能的标志,具有一定的权威性和法定性,具有全权威、证明、标志的作用)信证(指机关单位的介绍性和凭证,介绍信是单位对外联系、商洽事务的凭证,严禁开空白介绍信)的管理。

3、会议管理:指对各种专项会议进行计划、安排和协调处理。

4、信访接待:

①指代表本单位全权办理各类单位的来访,程序是接待——阅信——登记——转办;

②原则是“热情、讲礼仪、细致周到、妥善处置”,要求“及时接待、详细商谈、认真登记、迅速办处”。

5、外事工作:是办公室的一项对外的工作。

主要对象是境外的人和事。

基本原则:主权高于一切——高度统一——严守纪律——平等相待——内外有别——接待相当。

6、礼仪礼节:指办公室公关活动的行为规范。

①形象礼仪:由单位的对外公众形象、环境、信誉、待人接物、言谈举止和员工服饰、接待交流语言等元素构成的一种品质和规范。

②书面礼仪:即礼仪文书。(请柬的用法,会务专用信件和贺卡等制作)

③握手礼节:交往礼节中最基本的一种方式。一般情况下注意六个方面:上下级之间,上级伸手后,下级才能伸手相握;长辈晚辈之间,长辈伸手后,晚辈才能伸手相握;男女之间,女人伸手后,男人才能伸手相握;握手时应伸出右手握手;握手时,应摘掉手套;握手时间力求适度。

④互相介绍礼节:是社交场合常用的一种方式。

a.自我介绍:注意高度谦虚;克服羞涩;讲究繁简。

b. 介绍他人:先客气地打招呼,先把年轻的介绍给长者,把晚辈介绍给长辈,把男子介绍给女子,把下级介绍给上级。

7、督查督办:此工作是领导推进工作的一项最常用最有效的工作方法和手段,是办公室在领导的授权下进行的一项工作。

①督查程序:a. 具体事项督查程序:交办——转办——承办——催办——检查——办结——办结回告——审核——立卷——归档;

b. 特大或中心工作督查程序:分解——立项——送审——批办——转交办——督办——催办——检查——综合分析——专题回告——审核——再批办——再催、督办——再办结回告——再审核——立卷——归档。 –

②督查公文:督查工作决定、工作计划、工作汇报、督查工作查收分解、督查工作简报(指反映进展情况、经验介绍、督查效果)、督查工作专报(指对重大决策、会议文件督查落实情况的通告,指限发领导层人员和上报上级机关的简报材料)、督查工作通报。

(二)承办事务(主要有两项)

1、收文事务。

①拟办:指对来文的处理,作出初步意见呈领导批办。

②请办:包含请办法和请批法两种。请办法是指办公室根据收文通告直接注明送请主管部门办理(或办处或阅处);请批法是指办公室将收文直接呈请领导批办。由领导直接批示具体意见。

③传阅:指轮流传看的引事复印、翻印的重要文件和资料。a. 按顺序传阅;b. 分送传阅或集中传阅。

④催办:是指必须办理答复的文件,根据承办时限的要求,及时地对文件承办的情况进行督促检查。

⑤承办:是指机关、单位有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

⑥办复:是指需办理的.文件在办毕后,对来文单位所作的答复。(函复、口头答复、复印领导批示、就地处理、统筹处理)

2、发文事务。

①发文程序:拟稿——审核——签发——缮印、校对——用印、登记、封发。

②传文:指根据文件内容和规定的传达范围,利用会议进行口头传达。根据时限要求,可一次性传达,也可分几次传达。

(三)沟通协调事务(主要有五项)

1、内部沟通协调:指为了使机关、单位内部门之间能够配合适当所开展的衔接、交流、协商、调度所做的工作。

(1)作用表现为:

①凝聚作用,促使工作上分工合作;

②枢纽作用:统筹指挥调度,减少失误,提高效率,起到枢纽作用;

③保证作用:促使大政方针、路线、政策的贯彻执行;④调节功能作用:各方力量形成一个合力,使整个工作井然有序、同步运转。

(2)协调范围为:公务协调——事务协调——政策协调——会议协调——关系协调——公文协调——受理请示协调——战略协调

2、与上级沟通协调

①以大局为重,维护上级威信。认真执行上级决策,说话注意场合分寸,凡事不要通过贬低上级来抬高自己。

②互换思考,为上级分忧。做积极的执行者,当得力的参谋。

③摆正位置,就位不“越位”。做的工作不越位,表态不越位,决策不越位,应酬不越位,答复问题不越位。

④疏密有度,一视同仁。对上级群体或班子所有成员做到“五个一样”:组织上要一样服从,工作上要一样支持,态度上要一样对待,请示汇报要一样的程序,接待服务要一样的安排。

3、与同级沟通协调:指同级部门之间

、同职个人之间关系的处理。同为同级、同职之间的,既有共同的目标,又有各自的分工;既要互相支持、帮助,又蕴涵着彼此的竞争。

掌握的原则:见贤思齐,强者为师;互相尊重,彼此信任;互相补台,积极配合;宽容别人,学会自制;与人为尊,以诚相待;互相支持,排忧解难。

4、与下级沟通协调:与下级部门或下层员工之间关系的处理,与下一级建立起和谐融洽的关系。最好的方法是以朋友的身份与下级打交道,与下级平等相处。通过工作任务等的确定与实施来构成与下级的关系。

掌握的原则:大胆信任和授权;人格平等;平衡关系(调解下级之间的矛盾和冲突);信息沟通;人文关怀。

(四)参谋事务

主要发挥出主意、想办法、提建议方面的参谋助手作用。

原则:

①围绕中心,突出重点,着眼事关全局的大事,着眼“牵一发而动全身”的工作;

②掌握分寸,适度适宜;

③将意见变成问题提出来;

④多提几个方案供领导选择;

⑤先提问题,再提出建议,一并提出;

⑥注意事项:

a. 针对不好的消息提的建议意见婉转表达;

b. 领导未采用自己的意见不要忌恨、猜疑;

c. 能力不强的领导面前,施展参谋才干更要谦虚谨慎,但机会来了,抓住不放,充分展示。

(五)领导服务事务(主要有六项)

1、领导的日程安排:多指将主要领导每周或每月重大工作(活动)的内容及行程进行安排,制作一个表并注明相关事项和要求。

2、领导的接待事务:多指领导示意的小范围内的聚会、联谊、应酬等活动的安排、接待。

3、领导协调服务事务:多指领导示意的一定范围内重要事宜的联系、衔接、协调、催办和落实。

4、领导生活服务事务:多指领导个人和家庭及亲朋戚友在生活上的相关服务事务。

5、领导的公务活动服务:多指领导亲自参加的参观、考察、学习、开会的联系安排的相关服务事宜。

6、领导的健康服务:专指领导的健康咨询、检查治疗和疗养及平时的养护及参加喜好的体育锻炼活动等事项的服务。

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