文秘专业的专业素养有哪些

办公文秘2年前 (2022)发布 wan
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学习文秘专业,一定要知道基本的专业素养,这样有利于找工作。下面是由职场办公小编为大家整理的“文秘专业的专业素养有哪些”,仅供参考,欢迎大家阅读。

文秘专业的专业素养有哪些

一、才干素养

做工作要尽可能做得出色,这就需要才干。秘书工作所需要的才干包括哪些?

1、精明的办事能力

秘书的基本职能就是办事,办事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领。要具有一定的办事能力,必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快、经验丰富为基础。

办事能力主要体现在:

1)理解和领会能力:就是要听得快,听得清,记得牢。为此,要有集中的注意力,灵敏的反应力,深刻的理解力,牢固的记忆力,机智的组合力和精湛的品评力。

2)条理和驾驭能力:善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。

3)口头表达能力:这是对秘书职业的特殊要求。会说话,这是一门学问,而且是事关办事成败的基础。什么是会说话呢?起码要做到:①口齿清楚,②达意准确,③有点说话的艺术。前两条是最基本的,第三条是进一步的要求,它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。

类语言学认为人的口语由两部分构成:声音要素和功能性发声。声音要素包括音调、音量、音速和音质,功能性发声含哭、笑、哼、哈、叹息、其他表情等。

提高口头语言表达能力还应研究体态语。

4)应变能力:世界上的事物总是瞬息万变、不断发展的,人们办事的计划和预案,常常会与现实不大相符,甚至大相径庭,有时会突然变化,把原来的计划和预案完全打乱。在这种情况下,秘书人员要胸有成竹,临机不乱,迅速做出抉择,一案不行另换一案,原则不变,灵活处置。

5)交际能力:处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问,人情练达即文章”。一个秘书如果很善于交际,见面就熟,使人很容易接近,也容易被人信赖,那么,办事的成功率就比较高。秘书的交际能力,多半是体现在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书与领导的关系是工作关系,秘书要处理好与领导的关系,关键是出色地做好为领导服务的工作。

还有其他条件。总之,办事能力是个综合水平的体现。

2、较强的文字表达能力

自古以来,中国人就视文章为“经国之大业,不朽之盛事”(曹丕《与吴质书》)。真正写好文章,不是小事,而是关系治国安邦的大事,千古不朽的好事。文字表达能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道。人们常把秘书称为“秀才”,道理正在于此。

写作是个痛苦的过程,常给人“难产”的感觉。

秘书人员文字表达能力的形成和提高,有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。有一言应记取:文章得失不由天,厚积善识多实践。

公文写作应达到的境界是:“信、达、雅”,准确、简明、流畅、有韵味,但不可掉书袋。

3、操作能力

随着社会现代化程度的提高,秘书人员必须适应形势发展的要求,学会掌握现代化办公手段。办公自动化(OA)是时代潮流。

二、智能素养

才干决定于智能的高低、强弱,智能是才干的基础。

增强智能,可以从5个方面着手:

1、知识积累。主要包括:马列主义基本理论、国际政治、国内政策、历史、文化、决策科学等等。此外,工作经验、社会阅历也是知识,而且是开发智力和才干的重要知识。

积累,意味着积少成多,意味着勤奋好学,绝不是听其自然,坐待知识进门。勤奋好学是成功的前提。我们党和国家的很多优秀领导人,都是勤奋好学的楷模。毛泽东、周恩来、邓小平,都曾做过秘书工作。他们的成功之道,有理想、有追求是一方面,勤奋好学是另一方面。

知识的积累应坚持两点:一是“博而返约”,二是“真积力久”。

2、思维训练

人的智能高低,是由思维能力的开发程度决定的。若从认识论的角度说,人的智慧,则是社会实践的结果。因此,加强智能训练,途径之一,就是积极参加社会实践活动,加强思维训练。

加强思维训练,从秘书工作角度看,应当加强语言能力、逻辑能力、思辨能力、认识能力、领会能力等诸种能力的训练。

语言是表达思想、进行交际的工具,绝对离不开思维。甚至可以说,没有思维就没有语言,没有语言也表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂,越需要语言加以正确表达,词汇越丰富、语言表达能力越强,表达思维的能力就越强。一个秘书人员,既不断同领导人打交道,又不断同各种普通人员打交道,缺乏思维训练,语言表达能力低,就会影响智能的发挥。

逻辑能力、思辨能力、认识能力(包括认识论、方法论等)都是思维的基本功,都是思维能力的要素。训练思维能力,就是使人能熟练地运用逻辑思维辨别、认识事物的本质和现象,能够“拨开乌云见青山”。

领会能力(包括听力、反应反射能力)也是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会,下边汇报情况、请示工作,也要领会。秘书人员必须反应快、领会准,才能正确贯彻意图,提高办事效率。有的人说话简得无法再简,几乎只是“嘣”出几个单音节来;有的人则是口若悬河,滔滔不绝,但又说不到点子上。都要靠秘书的特殊领会能力去准确捕捉对方的思想。

3、临机处置智能训练

是指在一切情况下所表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机智灵活的智能。它是以知识、经济和思维力作后盾的,并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些,一要靠思维开发,二要在实际工作中学习和锻炼。秘书人员接到突发事件信息后,应当迅速做出反应、按顺序先弄清事件的性质、程度和主要数据,发生地点,报告者情况,然后确定需要解决什么问题,应报告谁,通知谁,怎么做,做到灵机泉涌,左右逢源,分秒不误,毫厘不差。

4、记忆训练

很强的记忆力是秘书人员必备的基本功。为了工作方便,秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就是要求秘书人员强记博取,应付自如。贪懒是学不到本领、开发不出智力的。

5、自省能力

一个人要善于随时回顾自己的言行,善于总结自己的成功经验和失败教训,特别要善于发现自己的过失和不足。孔家贤人曾子说:“吾日三省吾身。”曹操也曾说,“伏自三省。”常常自省的人,容易开发智能和增长才干。秘书人员从事的是服务工作,特别要求把事情办得妥善、得体,这就要不断反思自己的言行,使智慧和才干在不断总结中增长起来。

三、心理素养

就一般情况说,秘书人员应当提高乐观和幽默、自信心、竞争精神这几种心理素养。

1、多些乐观和幽默

秘书人员事务繁重,精神紧张,如履薄水,如走钢丝。精神不爽朗、不振奋,工作就很难做得有生气,有时还会影响身体健康。鉴于这种职业特点,秘书人员应当具备更多的乐观和幽默。

乐观和幽默,不但有益于身心健康,还有益于事业成功。美国兰斯登在《有效的经验》一书中说:“跟阴郁的人在一起毫无乐趣可言,跟不能说笑的人为伴更是悲哀之至。乐观和幽默感可以使公司受益。这不但是对人与人的关系,而且对心理的健康也是非常重要的。”

我们工作时一定要严肃、认真,但这并不妨碍乐观和活泼。

乐观和幽默,不应是轻薄,更不应是夸夸其谈,哗众取宠。幽默常表现为一种语言艺术,但不能伤害别人,尤其是不能伤害交谈的对方。一般地说,拿自己开玩笑可能效果更好些。

幽默是一种自信心的表现,反过来又有助于增强自信心。心情紧张、拘谨时是说不出幽默语言的,同样也很难愉快地办文、办事。同时当对方拘谨、紧张时,当会谈场合很严肃时,当对满堂听众演讲时,你如说两句笑话,来一两句幽默的语言,那会使现场气氛立即轻松下来,会收到事半功倍的效果。

乐观和幽默不仅是一副身心健康剂,而且是融洽人际关系、密切交往效果的优化剂。如果一个人总是沉默寡言,横眉怒目,装腔作势,那只能使人“敬而远之”,厌而烦之。

要乐观和幽默,就要能容人,就要宽怀大度,遇事冷静。

2、培植自信心

信心是做好工作的一个重要心理因素。同上同下交往拘谨,特别是同上交往过分拘谨,对于做好工作感到气馁,对于学习感到困难重重,对于个人前途表现出不应有的沮丧,常被职称、待遇等问题缠住,怨气很盛等等,都是缺乏自信心的表现。自己没有信心,成效就难以取得。

信心来自对自己、对环境的清醒分析,而不是盲目自信。既要看到自己的长处,也要看到自己的短处,既要不满足、不陶醉于长处,也要不忌讳短处。只有正视自己的长处和短处,才能知道应该怎么干。同时,也要了解对象,分析对象,择善而处之。这样,取得成功的可能性就会大大提高。

3、崇尚竞争,去除嫉妒

“水向低处流,人往高处走。”除了个别人,谁都想使自己的成就大些,景况好些。于是,人们有意无意地参加到一场社会竞争中去。

竞争是进步的动力,是一种积极因素。在现代社会,办事业要竞争,取得个人成就也要竞争。

但是,竞争绝不是嫉妒!嫉妒是消极因素,是病态心理。嫉妒的根子是自私,导源常常是因为自己不如人家,人家在某一方面超过了自己。有妒癖的人,总是不愿承认别人的长处和成就,总是“眼红”人家的所得(包括精神的和物质的)。嫉妒的对象往往是熟人、同事、同学或邻居。表现形式是,对别人的“冒尖”之处,有的是默不承认,绝口不吐一个赞扬之词,有的是非议、饶舌、贬低,不然,就是“阿Q”再世;进一步就是中伤、低毁、散布流言蜚语,揭隐私,上纲上线。

嫉妒心理,既不利于智能发展,也不为职业道德所容。正当的办法是竞争,最可取的态度,则是向别人学习,同别人友好,相互谅解和支持,在互帮互学中共同进步。

四、职业道德

职业道德,就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。职业道德是职业的生命。

秘书的职业道德主要表现在以下几个方面:

1、埋头苦干,乐于奉献

世上三百六十行,行行不一样。有些是“有名有利”,赫然于世间,显荣于人前,也有些是默默无闻,却是社会发展所不可缺少的。秘书工作属于后一种。秘书工作是服务,秘书人员的劳动成果往往通过领导机关、领导同志的工作实绩体现出来,不能独立显示自身的成绩。秘书工作机密性强,许多工作,秘书只能埋头去做,不能公开宣扬。秘书工作具体又繁忙,无论是管理文件,组织会议,还是起草公文,常常需要加班加点,夜以继日,“眼睛一睁,忙到熄灯”,很少出头露面,留名得利。这就要求秘书人员自觉发扬为事业埋头苦干的献身精神。邹韬奋先生说得好,“一个人光溜溜的到这个世界来,最后光溜溜的离开这个世界而去,彻底想起来,名利都是身外物,只有尽一个人的心力使社会的人多得他的工作的裨益,才是人生最愉快的事。”秘书人员应当以此为座右铭。

为事业而埋头苦干的献身精神从哪里来?来自党性,来自对事业的忠诚,来自伟大的社会责任心。这种原动力,是职业道德规范的基础和保证。

2、严守纪律,克己奉公

秘书人员必须信守本分,自觉地遵守纪律。当领导人拍板决策后,当领导人交代意图后,必须按领导人的意图行动,有政策可循的事,一定要按政策办事。不可自行其是,越权行动。同时,按规矩和职权办事,不得伪托领导之意,假冒领导之名办事,更不能盗用职权谋私利,营私舞弊。

秘书人员应当自觉做好保密工作。保密既是纪律,又应是自觉的行为和良好的习惯。秘书人员知密度很深,既是保密重点对象,又是窃密重点对象。秘书人员的保密守则是:不该看不看,不该听不听,不该说不说,不该写不写。不在公共场所、私人通信中涉及机密,不在亲属与朋友面前谈论机密。

3、谦虚谨慎,平等待人

秘书人员身居中枢,上接触领导,在领导成员中周旋协调,下接触各方各界人士和群众,如何处理好人际关系是至为重要的一个环节。应始终做到正直、公允、谦虚、平等。

秘书人员向领导汇报工作要实实在在,不可弄虚作假;评论干部要实事求是,不可挟私褒贬;在领导成员之间协调、传话,不可涉及他们之间的关系问题,不可左右倾斜,更不允许拨弄是非、挑拨离间;领导人开会、谈话时,如果自己在场,除了必要的问话,不可多嘴多舌。这是道德准则,也是政治纪律。

秘书人员对下不可蛮横跋扈,盛气凌人。狐假虎威。要始终摆正自己的位置,有自知之明。

总起来说,秘书要政治上可靠,思想上敏锐,工作上勤奋,学习上刻苦,作风上严谨,还要有较高的政治和文化水平。只有这样,才能做好各项工作。

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