文秘人员应具备的基本素质

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  文秘人员应具备的基本素质

一、忠于职守

作为文秘人员,要忠诚于职守、忠诚于集体。现实生活中有这样的情况,有的同志仅仅对某个人忠心,处处偏重某个人,甚至无视组织原则和组织纪律,而搞得领导之间不团结。不可否认,由于工作接触多、兴趣相投、性格相近等原因,一个秘书人员同哪位领导联系紧一点,感情深一点,这很正常。但是在实施服务时,都要尽心尽力。

  二、恪守信用

秘书人员作为决策者和执行者间的桥梁,负责综合协调,担负着上传下达和在领导之间传递工作意见的重要使命。因此,在传达指示、传递意见、反映情况都要重事实,做到准确无误。否则就可能影响工作的展开,甚至导致重大决策的失误。秘书人员要严格遵守诺言,一经允诺的事情就要尽力办到,遇到曲折变化,要事先说明原因,使人信服。严守机密。

 三、精于勤

眼勤、手勤、脚勤、脑勤。眼勤,就是善于观察,善于发现,由此及彼、由表及里,及时掌握事情真实动态,分析利弊,去伪存真,为领导决策提供真实有利的依据;手勤,就是要多动手,多做事,会做事,善成事,以一丝不苟、心细如发的工作态度,主动拾遗补缺,做到不误事、不出事、不乱事,进而成大事;脚勤,就是要多深入基层,搞调查研究,抓督查落实,了解实情,反映实际,掌握第一手资料,为领导决策提供真实可靠、实事求是的依据;脑勤,就是要勤于思考,善于思索,锤炼思维,想领导之所想,想领导之未想,为领导决策服好务、参好谋、成好事。

  四、廉洁奉公

不假借领导名义以权 谋私遵纪守法、廉洁奉公,是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现,是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。

  五、深厚的文字功底

秘书人员工作中的一个重要任务,就是从事大量的文字工作,几乎天天都要修改或草拟文稿。因此,秘书人员必须具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容,并不是一件轻而易举的事。写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平。

 六、熟练的操作能力

随着科技发展和网络技术的应用,秘书的传统工作方式有了根本性的转变,如,信息搜集、整理、传递、处理的速度及有效性得到了极大的提高;计算机、扫描仪、复印机、投影仪、电视会议系统、图像编辑软件、公司局域网等数字化、智能化等,不仅提高了秘书人员的办事效率,也增强了秘书人员事务处理的准确性,需要秘书人员掌握最新的办公室技术操作系统,为日常工作的处理提供便利化的技术操作服务。

 七、较强的组织能力

现代的秘书人员,既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才,也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者,而是具有一定的.组织和管理能力的人才。对此,秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触一些具体事物,处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点,统筹安排工作。

 八、良好的沟通能力

秘书的工作比较复杂,要相当好秘书这个角色,就要学会处理方方面面的关系,分析某项工作的相关因素,解决和处理其相关方面的事项,以达到沟通协调目的。在各职能部门之间,通过秘书的协调,明确职责、合理分工、相互配合。沟通协调者应采取求同存异,在分歧中找共同点,提出双方能接受的方案,促使沟通协调成功。

总之,文秘工作是一项综合性的标准性非常强的工作,从事这项工作的人员必须具备较高的综合素质,才能更好地完成工作。作为一名文秘工作人员,必须立足实际,认真学习,勇于实践,善于总结,不断提高,才能真正成为一名称职的文秘工作者。

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